Praca firmy kurierskiej opiera się na czasie, przewidywalności i sprawnym reagowaniu na zmiany. Każdego dnia trzeba rozdzielić wiele punktów między kierowców, uwzględnić godziny odbioru, dostępność pojazdów, czas obsługi oraz ograniczenia poszczególnych rejonów. Ręczne układanie takiego planu może działać przy kilku adresach, ale wraz ze wzrostem liczby zleceń staje się podatne na pomyłki. Niewłaściwa kolejność przystanków oznacza zbędne kilometry, opóźnienia i trudności z wykorzystaniem całej floty.
Największym wyzwaniem nie jest samo wyznaczenie drogi między punktem A i B. Dyspozytor musi zbudować zestaw tras dla wielu osób, a następnie dopasować zadania do realnych warunków pracy. Liczy się nie tylko długość przejazdu, lecz także możliwość wykonania wszystkich doręczeń w określonych godzinach. Dlatego plan powinien powstawać na podstawie danych o zleceniach, kierowcach i pojazdach, a nie wyłącznie na podstawie intuicji osoby zarządzającej.
Od listy adresów do wykonalnego planu dnia
Punktem wyjścia może być lista adresów zaimportowana z pliku. Po zlokalizowaniu miejsc na mapie system porządkuje je i rozdziela między dostępne pojazdy. W praktyce pozwala to odejść od ręcznego przekładania punktów między trasami. Planista ustala parametry, takie jak godziny pracy kierowców, czas obsługi przesyłki, okna czasowe odbiorców oraz punkt startowy i końcowy. Dopiero zestawienie tych informacji pokazuje, czy konkretna trasa rzeczywiście jest możliwa do zrealizowania.
W działalności kurierskiej ważne jest również rozpoznanie zleceń, których nie da się obsłużyć w danym dniu. Przyczyną może być zbyt duża liczba punktów, wąskie godziny dostępności odbiorcy albo brak czasu na powrót kierowcy do bazy. Zamiast ukrywać problem w napiętym harmonogramie, system może wskazać takie punkty osobno. Dyspozytor podejmuje wtedy świadomą decyzję, czy przenieść je na kolejny dzień, czy ręcznie dołączyć do wybranej trasy.
Ograniczenia, które mają znaczenie dla kuriera
Planowanie dostaw wymaga uwzględnienia pojemności pojazdu. Różne samochody mogą przewozić inne masy, objętości lub liczby przesyłek, dlatego przydzielenie punktów bez kontroli ładowności prowadzi do planów niewykonalnych. Przydatne jest także dopasowanie zlecenia do konkretnego pojazdu albo jego cechy, na przykład windy lub chłodni. Dzięki temu przesyłka wymagająca określonych warunków nie trafia automatycznie do auta, które nie jest przygotowane do jej przewozu.
Znaczenie mają też priorytety. Niektóre doręczenia muszą zostać wykonane danego dnia, inne można przełożyć bez większych konsekwencji. Oznaczenie najważniejszych punktów pomaga algorytmowi uwzględnić je w pierwszej kolejności, oczywiście w granicach czasu pracy, okien czasowych i możliwości pojazdu. W takim środowisku planowanie tras dla kurierów staje się procesem opartym na wielu zależnościach, a nie prostym szeregowaniem adresów według odległości.
Rejony pracy i szybkie przekazanie trasy
W firmach działających na stałych obszarach pomocny jest podział terenu na rejony. Na mapie można wyznaczyć obszary i przypisać do nich kierowców, dzięki czemu punkty znajdujące się w danej strefie trafiają do właściwej osoby. Taki model ogranicza nakładanie się tras i ułatwia zachowanie czytelnego podziału odpowiedzialności. Jest szczególnie przydatny wtedy, gdy kurierzy dobrze znają swoje dzielnice, obsługują stałych klientów albo rozpoczynają pracę z różnych baz.
Gotowy plan powinien szybko trafić do osoby w terenie. W MapGO trasę można wysłać na telefon kierowcy, który otwiera ją w nawigacji Google Maps. Dyspozytor nie musi przekazywać kolejności przystanków telefonicznie ani przesyłać osobnych zestawień. Kierowca otrzymuje uporządkowane punkty, a firma może śledzić jego bieżącą pozycję i status realizacji zleceń, o ile korzysta on z aktywnej aplikacji mobilnej.
Kontrola kosztów i wnioski po zakończeniu tras
Dobrze przygotowany harmonogram ma znaczenie nie tylko operacyjne. Już na etapie projektu można oszacować koszty związane między innymi z paliwem, opłatami drogowymi, pracą kierowcy i wykorzystaniem pojazdu. Po wykonaniu planu raport zapisany w pliku xlsx pozwala przeanalizować adresy, godziny przyjazdu, czas obsługi, odjazdy oraz kilometraż. Takie dane pomagają porównywać kolejne dni i sprawdzać, gdzie powstają opóźnienia lub niewykorzystane możliwości floty.
W większej organizacji planowanie tras nie powinno funkcjonować jako odizolowany etap. MapGO może współpracować z systemami TMS, CRM lub ERP, przekazując do optymalizacji punkty i zwracając gotową kolejność przejazdów. Dzięki temu dane o zleceniach nie muszą być przepisywane między narzędziami, a proces można włączyć w codzienny obieg informacji w firmie.
Uporządkowanie pracy kurierów zaczyna się od zebrania właściwych danych i zastosowania reguł, które odpowiadają rzeczywistym warunkom dostaw. Automatyczna optymalizacja nie usuwa roli dyspozytora, lecz daje mu lepszą podstawę do decyzji. Pozwala szybciej ocenić wykonalność planu, rozdzielić zadania między kierowców, reagować na nieobsłużone punkty i przekazać zespołowi czytelne trasy. W efekcie zarządzanie ostatnią milą staje się bardziej przewidywalne, nawet gdy liczba zleceń zmienia się z dnia na dzień.
Dodaj komentarz